Zaproszenie do złożenia ofert

Zapytanie ofertowe

I. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

Badanie rocznych sprawozdań finansowych spółki Polski PCS Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, sporządzonych za lata obrotowe 2025, 2026 (to jest na dzień 31 grudnia 2025 r. oraz 31 grudnia 2026 r.), zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz sporządzenie pisemnych sprawozdań z tego badania.

II. TERMIN, SPOSÓB I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1. Oferty należy kierować pod adresem Polski PCS Sp. z o.o., ul. Bytomska 7, 70-603 Szczecin, w zamkniętej kopercie z adnotacją: „Oferta na wybór firmy audytorskiej do badania rocznych sprawozdań finansowych spółki Polski PCS Sp. z o.o. – nie otwierać"
   TERMIN SKŁADANIA OFERT: do dnia 23.09.2025 r., do godz. 15:00
2. Oferty złożone po upływie wyżej określonego terminu nie podlegają rozpatrzeniu.
3. Za termin złożenia oferty uważa się datę i godzinę wpływu oferty do siedziby Spółki.

III. WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU OBJĘTEGO ZAPYTANIEM:

1. Przedłożenie sprawozdania z badania w terminach do:
   • za rok 2026 – do dnia 20.02.2026 r.
   • za rok 2027 – do dnia 19.02.2027 r.
   przy założeniu przekazania przez Spółkę dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia badania w terminie: dla roku 2026 – 31 stycznia 2026 r., dla roku 2027 do dnia 31 stycznia 2027 r.
   W przypadku niedochowania przez Spółkę wskazanych powyżej terminów przekazania dokumentów terminy wykonania badań ulegają odpowiedniemu wydłużeniu równoważnemu liczbie dni opóźnienia w przekazaniu dokumentów.
   
2. Uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniach Rad Nadzorczych oraz Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (o ile będzie to konieczne).
3. Obowiązek przekazania do wiadomości Rad Nadzorczych sporządzanych dla Zarządów informacji o problemach w systemie rachunkowości danej spółki.
4. Przeprowadzenie każdego z badań sprawozdań finansowych w siedzibie Spółki na minimalnym poziomie 8 godzin.
5. Obowiązek wykazywania się przez kluczowego biegłego rewidenta wyznaczonego do badania każdego ze sprawozdań finansowych co najmniej 10-letnim okresem wpisu do rejestru biegłych rewidentów prowadzonego przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów.
6. Obowiązek wykazania się realizacją, w ciągu 3 lat licząc od dnia wyznaczonego na złożenie oferty, badań sprawozdań finansowych spółek kapitałowych, których roczny obrót jest nie mniejszy niż 15 mln zł.

IV. OFERTY SKŁADANE PRZEZ OFERENTÓW POWINNY ZAWIERAĆ:

1. Informację o firmie audytorskiej, w tym o wpisie na listę firm audytorskich z podaniem numeru wpisu, pełnej nazwie i adresie.
2. Oświadczenie firmy audytorskiej oraz kluczowego biegłego rewidenta o spełnieniu wymogów niezależności, o których mowa w art. 69-73 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz nieistnieniu innych zagrożeń dla ich niezależności, a także zastosowaniu zabezpieczenia w celu ich zminimalizowania, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia – składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli o następującej treści: „jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia" (zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o biegłych rewidentach).
3. Oświadczenie firmy audytorskiej o dysponowaniu kompetentnymi pracownikami, czasem innymi zasobami, umożliwiającymi przeprowadzenie badania oraz wydanie bezstronnych i niezależnych opinii w zakresie objętym przedmiotem zamówienia.
4. Wskazanie kluczowego biegłego rewidenta spełniającego warunki określone w art. 4 ust. 2-5 ustawy o biegłych rewidentach wraz z dokumentem poświadczający spełnienie warunku wskazanego w pkt III.5 niniejszego zaproszenia.
5. Wynagrodzenie ryczałtowe za badanie rocznych sprawozdań finansowych spółki Polski PCS Sp. z o.o. (z wyszczególnieniem każdego roku obrotowego). Wynagrodzenie za przeprowadzenie badania powinno zawierać wszystkie koszty związane z przeprowadzeniem badania, z uwzględnieniem liczby godzin na przeprowadzeni badania bezpośrednio w siedzibie Spółki, kosztów przejazdu oraz udziału kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniach Rad Nadzorczych oraz Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (o ile będzie to konieczne). W ofercie należy wskazać cenę netto (bez należnego podatku VAT) oraz cenę brutto.
6. Dokumenty potwierdzające posiadanie przez firmę audytorską ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, z tytułu wykonywania czynności rewizji finansowej.
7. Zobowiązanie do zachowania tajemnicy i nierozpowszechniania informacji i materiałów uzyskanych w trakcie postępowania.
8. Potwierdzenie akceptacji warunków płatności – płatność za usługi nastąpi po ich wykonaniu, w terminie 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionych faktur.
9. Projekt Umowy o przeprowadzanie badania sprawozdań finansowych zgodny z wymogami określonymi w niniejszym zaproszeniu.
10. Wykaz zrealizowanych przez Oferenta, w ciągu 3 lat licząc od dnia wyznaczonego na złożenie oferty, badań sprawozdań finansowych spółek kapitałowych, których roczny obrót jest nie mniejszy niż 15 mln zł. Wykaz powinien wskazywać co najmniej: datę wykonania badania, nazwę podmiotu dla którego badanie było realizowane, kwotę rocznego obrotu za rok, którego dotyczyło badanie.
11. Oświadczenie o ilości godzin poświęconych na przeprowadzenie badania każdego ze sprawozdań finansowych w siedzibie Spółki.
12. Deklarację uczestnictwa kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniach Rad Nadzorczych oraz Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (o ile będzie to konieczne).

V. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 24.09.2025 r. w siedzibie Spółki.
2. O wyniku postępowania ofertowego Oferenci zostaną powiadomieni w ciągu 5 dni od dnia dokonania wyboru.
3. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert:
   1. cena – 50 pkt
   2. doświadczenie firmy audytorskiej – 30 pkt (zrealizowane w ciągu 3 lat, licząc od dnia wyznaczonego na złożenie oferty, badania sprawozdań finansowych spółek kapitałowych, których roczny obrót jest nie mniejszy niż 15 mln zł)
   3. łączna ilość godzin poświęcona na przeprowadzenie badania każdego ze sprawozdań finansowych w siedzibie Spółki – 20 pkt
   Punkty zostaną obliczone według wzoru:
   
   S = CEN + DOS + BAD
   
   S – suma punktów oferty
   CEN - punkty za kryterium: cena [CEN = (najniższa cena brutto spośród złożonych ofert/cena oferty ocenianej) x 50 pkt]
   DOS – punkty za kryterium: doświadczenie firmy audytorskiej
   BAD – punkty za kryterium: łączna ilość godzin poświęcona na przeprowadzenie badania każdego ze sprawozdań finansowych w siedzibie Spółki
   
   W ramach kryterium DOS oferta może otrzymać następującą punktację:
   
   

   Liczba zrealizowanych badań	Punkty
   3 zrealizowane badania	0 pkt
   od 4 do 7 zrealizowanych badań	5 pkt
   od 8 do 11 zrealizowanych badań	10 pkt
   od 12 do 15 zrealizowanych badań	15 pkt
   od 16 do 19 zrealizowanych badań	20 pkt
   od 20 do 23 zrealizowanych badań	25 pkt
   od 24 i więcej zrealizowanych badań	30 pkt

   
   W ramach kryterium BAD oferta może otrzymać następującą punktację:
   
   

   Liczba godzin	Punkty
   do 8 godzin	0 pkt
   od 9 godzin do 14 godzin	5 pkt
   od 15 godzin do 20 godzin	10 pkt
   od 21 godzin do 26 godzin	15 pkt
   od 27 i więcej godzin	20 pkt

4. Rada Nadzorcza zastrzega sobie ponadto prawo do:
   1. podjęcia samodzielnie bądź delegowania Zarządowi Spółki przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem, także w celu doprecyzowania lub uzupełnienia oferty lub warunków umowy,
   2. żądania od Oferentów, złożenia wyjaśnień co do warunków oferty, w tym wskazanej ceny,
   3. swobodnego wyboru oferentów do dalszych negocjacji,
   4. odstąpienia od postępowania ofertowego bez podania przyczyny na każdym etapie i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych lub finansowych.
5. Oferta powinna uwzględniać wymogi określone w ustawie z dnia 11 maja 2017 o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.
6. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent, Oferenci nie są uprawnieni do domagania się jakiegokolwiek odszkodowania z tytułu utraconych korzyści związanych z brakiem ich wyboru jako Wykonawcy.
   
7. Informację niezbędne do przygotowania oferty udzieli:
   Justyna Kowalczyk – Główna Księgowa
   adres e-mail: justyna.kowalczyk@polskipcs.pl