Przybycie i wyjście statku oraz jego pobyt w porcie to skomplikowana, wymagająca koordynacji procedura. Stąd spotyka się sformułowanie „koordynacja” w potocznym języku portowym odnoszące się do roli dyspozytorów portów.
W wejściu statku przepisy portowe często wymagają wsparcia holowników i pilotów morskich, a niektóre statki wymagające asysty statku pożarniczego ze względu na przewożony ładunek. Bardzo istotna jest współpraca między wszystkimi stronami biorącymi udział w tym procesie oraz szybka wymiana i aktualizacja informacji. Polski PCS stawia sobie za cel zintegrowanie procedur tak, aby przy awizacji i wejściu statku informacje podane przez agenta trafiały do Dyspozytora Portu, a w razie potrzeby także do holowników, pilotów czy Portowej Straży Pożarnej.
Statek podczas pobytu w porcie obok podstawowego zadania jakim jest przewóz towarów czyli proces wyładunku i załadunku może podlegać także innym procesom, np. zdanie odpadów, naprawy doraźne, zaopatrzenie. Zdarza się, że wymaga to przeholowania statku pomiędzy różnymi nabrzeżami.
Dlatego tak ważna jest awizacja przybycia statku do portu wraz z kluczowymi informacjami, które pozwolą dyspozytorom portów dokładnie zaplanować wizytę statku i umieścić daną podróż w całym grafiku wszystkich statków w portach.
Każdy statek przybywający do portu zgłasza do Dyspozytora Portu informację dotyczącą planowanego czasu wejścia i wyjścia z portu, a także nabrzeża przy którym będzie cumował oraz celu przybycia do portu.
Towarzyszą temu także informacje dotyczące parametrów statku, takie jak:
1. Nazwa statku
2. Numer IMO
3. Sygnał radiowy
4. Numer MMSI
5. Bandera
6. Armator
7. Typ statku
8. Długość całkowita LOA
9. Maksymalna szerokość statku
10. Maksymalna zanurzenie statku
11. Przewidywane zanurzenie na wejściu: dziób / rufa
12. Tonaż Netto
13. Tonaż Brutto
14. DWT
15. Pojemność TEU
